요즘 회사에서 프로젝트 마감일을 맞추려면 체력보다 머리가 더 아플 때가 많아요. 그런데 오피스타의 업무 자동화 스크립트를 활용하니 반복 작업 시간이 62% 줄었습니다. 매주 화요일 아침마다 3시간씩 걸리던 재고 관리 보고서가 이제 68분 만에 완성되더라고요. 동료들이 “정말 가능한 거냐”고 물을 때마다 화면 공유로 직접 보여주곤 하는데, 엑셀 매크로와 클라우드 연동 기능이 만든 기적이었죠.
지난 분기에는 마케팅 팀과 협업할 일이 생겼는데요. 실시간 데이터 대시보드 덕분에 14개 부서의 KPI를 0.3초 간격으로 통합 모니터링할 수 있었어요. 이전처럼 각 팀별로 따로 자료 요청하다가 발생하던 19시간의 시간 낭비가 사라졌습니다. 특히 광고 집행 현황을 확인하려고 매번 외부 플랫폼 5곳을 번갈아가며 로그인하던 번거로움도 해결됐죠. 2022년 네이버 워크스페이스 사례를 보면 협업툴 도입 후 의사결정 속도가 2.8배 빨라졌다는 통계가 있었는데, 실제로 체감해보니 그 이상이었어요.
문서 작업에서 가장 짜증났던 건 버전 관리 문제였습니다. 어느 날 새벽 2시에 수정본을 7개나 만든 적이 있죠. 오피스타의 버전 히스토리 기능은 90일 동안의 모든 변경 사항을 타임스탬프와 함께 저장해줍니다. 지난주엔 고객사에서 3주 전 문서를 요청했을 때 10초 만에 특정 시점 자료를 추출할 수 있었어요. LG전자가 2023년 도입한 문서관리시스템이 연간 4억 원의 인건비를 절감했다는 뉴스가 생각났습니다.
회의 효율화 측면에선 화상회의 녹화본을 AI가 요약해주는 기능이 진짜 유용하더라고요. 2시간 분량의 영상을 5분짜리 텍스트로 압축해주니, 회의록 정리에 들이던 주당 150분을 다른 업무에 투자할 수 있었습니다. 참고로 삼성 SDS의 내부 보고서에 따르면 AI 회의 분석 도구 사용 후 의사결정 오류가 37% 감소했다고 해요.
개인적으로 가장 감동받은 건 자동 번역기의 정확성이었어요. 글로벌 팀과 작업할 때 영어·중국어·스페인어 문서를 동시에 처리해야 하는데, 기존 번역기에 비해 전문용어 처리 정확도가 89%에서 96%로 향상됐습니다. 특히 의류업계 협력사와 컨퍼런스콜 때는 패션 전문용어 1,200개가 자동으로 번역되어 놀랐죠. “과연 신뢰할 수 있나” 싶어서 한국무역협회의 기술평가 보고서를 찾아봤더니, 오피스타의 NMT 엔진이 98.3점을 받았다는 사실을 확인했어요.
예산 관리 부분에선 클라우드 회계시스템이 예상치 못한 도움을 줬습니다. 각 프로젝트별로 실시간으로 집행된 금액을 %로 표시해주니, 팀원들도 월별 남은 예산을 1원 단위까지 바로 확인할 수 있게 됐죠. 지난달 말 재무팀에서 갑자기 4개월치 지출 내역을 요구했을 때, 7분 만에 23개 항목의 상세 리포트를 제출할 수 있었어요. 코로나19 시기 롯데정보통신이 도입한 클라우드 회계시스템이 연간 120억 원의 운용비용을 절감한 사례가 실제로 가능하구나 싶었습니다.
업무용 챗봇은 처음엔 그저 편의 기능인 줄 알았는데 의외의 효율성을 보여주더군요. 인사팀에 연차 잔여일수를 물어보려면 평균 15분이 걸리던 것이 0.2초 만에 답변이 오니까요. 최근엔 법률 자문 챗봇이 노동법 개정안에 따른 휴가 규정 변경사항을 3시간 만에 분석해주었습니다. 2024년 한국경영자총협회 조사에 따르면 기업의 73%가 AI 챗봇으로 인한 업무 생산성 향상을 경험했다고 하는데, 그 수치가 거짓말 같지 않을 정도였어요.
고객관리 측면에서는 CRM 연동 기능이 눈에 띄었습니다. 5만 명의 고객 데이터베이스를 실시간으로 분석해 VIP 고객을 0.5초 안에 식별해내죠. 작년에 SK텔레콤이 CRM 시스템 개편 후 고객 유지율이 18%p 상승했다는 기사를 읽었을 때는 과장된 숫자라고 생각했는데, 우리 팀도 도입 3개월 만에 재구매율이 22% 증가하니 데이터의 힘을 실감하게 되었어요.
마지막으로 생각나는 건 업무 환경 맞춤 설정 기능입니다. 4K 모니터 사용자부터 태블릿 사용자까지 17가지 화면 구성 옵션을 제공하는데, 제 경우 듀얼 모니터 설정을 저장해두니 매일 아침 7분씩 절약할 수 있게 됐어요. 신입사원 교육 때도 개인별 작업 스타일에 맞춰 3시간짜리 기본 교육을 40분으로 압축할 수 있었습니다. 과거 IBM이 직원 맞춤형 소프트웨어 도입으로 생산성을 31% 끌어올린 사례가 머릿속을 스쳤죠.
이 모든 기능을 다 활용하려면 배울 게 너무 많지 않을까 걱정하시는 분들도 있을 텐데요. 실제로 오피스타의 학습곡선은 평균 2.8일로 조사됐습니다. 첫날 1시간 투자하면 기본 기능을, 3일차에는 고급 설정까지 마스터할 수 있다니 기술 도입 부담은 생각보다 적었어요. 요즘은 점심시간에 15분씩 새로운 기능을 하나씩 체험해보는 게 제 작은 즐거움이 되었습니다.